Un voyage d’affaires peut s’il n’est pas bien préparé se transformer en catastrophe. Au lieu d’être concentré sur l’objectif qui est celui de tisser des liens et de développer des partenariats intéressants, l’entrepreneur peut se voir obligé de résoudre les problèmes administratifs ou bien créer des malentendus par une méconnaissance des habitudes culturelles et se voir fermer toutes les opportunités Si les pros du déplacement maîtrisent parfaitement les arcanes d’un voyage d’affaires réussi, il n’en est pas toujours de même pour ceux qui découvrent les surprises du terrain. Conseils et astuces pour que votre voyage d’affaires ne vous laisse pas un goût amer.
Informez-vous sur le pays et ses habitudes.
Trop de voyageurs ont des idées toutes faites et des certitudes sur un pays ou une région qu’ils ne connaissent pas, y compris sur la culture et la façon de travailler. Pour s’informer au mieux, c’est incontestablement sur internet que l’on va trouver les premières informations et expériences qui résumeront assez bien la nature du pays dans lequel vous allez vous rendre. Prenez le temps de lire quelques éléments essentiels sur l’économie et la culture du pays que vous allez visiter et recherchez les expériences éventuelles de vos collègues.
Participez à des conférences et colloques sur le pays en question. Vous pourrez acquérir avec des participants habitués à cette destination des renseignements précieux. Pensez à vérifier le dress-code et les usages de politesse en vigueur sur le lieu de votre voyage. N’hésitez pas à vous faire une fiche pratique sur la ville qui va vous accueillir. Tous ces paramètres vont montrer à vos interlocuteurs que vous avez pris soin d’étudier votre destination, ses règles et ses coutumes, une qualité très appréciée.
Pensez à tous vos documents administratifs.
Ayez en main tous les papiers officiels et vérifiez leur date qui doit être en règle durant votre séjour. Il ne faut jamais s’occuper des papiers administratifs en dernier et ne jamais réserver son avion si l’on n’a pas tous les papiers administratifs en règle. Le passeport doit être valide 3 à 6 mois après la date de retour envisagée, un critère demandé par certaines ambassades pour la délivrance de visas. Pour le passeport biométrique, comptez un délai de quatre semaines minimum. Pour ces démarches, vous pouvez vous rendre sur le site du service public.
Quant aux visas, renseignez-vous bien car les délais peuvent être longs. Vérifiez sur le site de l’ambassade du pays ou sur action-visa. Certains d’entre eux peuvent s’obtenir à l’arrivée. Vérifiez également votre permis de conduire. Le permis national est valable pour l’ensemble des pays de l’Union européenne. Pour le permis de conduire international, voyez avec l’ambassade ou le consulat concerné. Sachez qu’en plus du permis international, il vous faudra avoir avec vous votre permis national. N’oubliez pas que les réglementations des pays changent et que par exemple si le Brexit se met en place vous devrez non plus vous servir de votre carte d’identité mais posséder un passeport valide.
Maîtrisez l’art de faire votre valise.
Un rendez-vous au bout du monde ou une négociation en région, le départ commence par la confection de sa valise. Dans le cas d’un déplacement de deux jours, une valise cabine s’impose pour gagner du temps en évitant l’enregistrement et la récupération de bagage à l’aéroport. Un costume, deux chemises, autant de sous-vêtements et une trousse de toilette forment la panoplie du parfait homme / femme d’affaires. Mettez les costume dans une housse transportée en bagage à main. Sinon, pliez-les en deux dans la longueur ou la largeur en respectant les épaules et la carrure.
À l’arrivée, pendez-les sur des cintres dans la salle de bain et faites couler l’eau chaude pour détendre les fibres du tissu grâce à l’humidité. Astuce valable pour les tailleurs et robes des dames. L’idéal pour les chemises est de les emporter neuves sous emballage. Sinon, faites-les plier au pressing et glissez-les dans le haut des costumes ; avec un carton à l’encolure elles ne seront pas écrasées. Les chaussettes peuvent se glisser dans les chaussures. Placez les chaussures du côté des roulettes de la valise pour ne pas peser sur les vêtements en position verticale. Les sous-vêtements sont utilisés comme bouche-trous pour caler la valise.
Les pantalons se posent à plat dans le fond, les cravates autour du col des vestes, à plat. Attention à la trousse de toilette si vous prenez l’avion. Pas de contenant de plus de 100 ml et pas plus de 10 contenants dans un sac plastique transparent d’une capacité dans la cabine de l’avion, le reste doit être placé dans la soute.
Prévoyez vos dépenses.
Carte bleue internationale, argent liquide ou chèques de voyage, tout dépend de votre destination mais il faut y avoir pensé. Pour les cartes internationales, le réseau le plus répandu dans le monde est celui de Visa. Viennent ensuite Eurocard/Mastercard, American Express, Diners Club. Il est impératif de disposer d’au moins une de ces cartes pour effectuer des opérations bancaires. Pensez à vérifier la date d’expiration surtout en cas de long voyage, et à augmenter les plafonds des retraits.
N’oubliez pas non plus de prévoir un retrait en liquide afin d’éviter les commissions de retrait à l’étranger, vous bénéficierez en général d’un meilleur taux. Quant aux chèques de voyage, vérifiez s’ils sont acceptés dans le pays de destination. Leur avantage, par rapport à des espèces, est de pouvoir faire opposition auprès de votre banque en cas de vol et d’en obtenir le remboursement. Certains pays nécessitent d’avoir de l’argent liquide pour régler les dépense. En effet, les cartes bancaires sont peu utilisées et vous risquez de vous trouver en difficultés. Les distributeurs n’existent même pas dans certaines grandes villes en dehors de la capitale.
Anticipez les maux.
Lors d’un voyage d’affaires, nul n’est à l’abri d’un ennui de santé. Avant le départ, mettez à jour vos vaccins et informez-vous sur les recommandations de santé dans le pays dans lequel vous vous rendez. Le site de l’Institut Pasteur notifie les actualités épidémiologiques ainsi que les vaccinations recommandées en fonction des modalités de séjour (www.pasteur.fr/fr/map). Souscrivez aux assurances nécessaires. Pour un séjour en Europe, demandez la Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM). Pour un séjour dans le reste du monde, il est nécessaire de souscrire à la responsabilité civile à l’étranger, à la garantie modification / annulation voyage et à l’assistance maladie /rapatriement. Sachez que certaines cartes de paiement Visa de catégorie supérieure incluent des assurances suffisantes pour le voyageur. Lors de l’achat de billets d’avion, il existe aussi l’assurance multirisques mais attention, elle est souvent limitée et insuffisante.
Préparez vos rendez-vous.
Avant de partir, faites un planning du déroulé de votre voyage. Apprenez quelques expressions qui seront utiles durant votre séjour surtout si le pays n’est ni francophone ni anglophone. Faites éventuellement imprimer de nouvelles cartes de visites suivant la langue de vos interlocuteurs. Déterminez les rendez-vous, dressez un récapitulatif de la situation avec l’entreprise et les personnes de contact. Préparez cartes, guides et plans pour vos déplacements afin de gagner du temps, salles de conférences ou encore compagnies de taxis et des locations de voitures. Dans la plupart des pays, on aime comprendre immédiatement ce que vous faites, ce que vous venez faire avec l’entreprise visitée et comment vous allez le faire ; venez donc avec une documentation technique de préférence dans la langue locale. Attention toutefois, si vous êtes présent pour un travail de maintenance technologique, ne cherchez jamais à comprendre les secrets de fabrication de l’entreprise.