L’une des premières questions que vous devez vous poser lorsque vous constituez votre flotte automobile est la latitude que vous souhaitez laisser à vos salariés. Cela passe en définitive par le choix entre voiture de fonction ou de service.

Le véhicule de service

Le véhicule de service ne pourra être utilisé que dans un cadre professionnel. Il est disponible pour le salarié uniquement pour les déplacements professionnels. En fait, cela sous-entend qu’il doit être rapporté en fin de journée. Ne constituant pas un avantage en nature, la voiture de service peut être retirée par l’employeur sans condition ni compensation financière. Certains employeurs tolèrent son utilisation pour les trajets domicile-travail.

Le véhicule de fonction

Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels. Il est donc disponible également le week-end et pendant les congés pour le salarié. La suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié peut refuser. Dans ce cas, une revalorisation salariale doit être effectuée si un accord est trouvé. Contrairement à l’utilisation du véhicule de service, la mise à disposition d’un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature. Celui-ci devra donc être déclaré et sera soumis au prélèvement de charges sociales et à l’impôt sur le revenu. En tant que complément de salaire, il doit naturellement être présent sur le bulletin de paie du salarié.

L’utilisation personnelle : un réel avantage 

Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié. Il est utilisable durant sa vie personnelle à l’inverse du véhicule de service. Par conséquent, il peut être utilisé par le conjoint du salarié. Cependant, il sera nécessaire de l’inscrire comme conducteur secondaire sur l’assurance du véhicule.

L’avantage en nature d’une voiture de fonction, kesako ?

En matière de véhicule de fonction, seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme un avantage en nature. Pour le calculer, il faut d’abord savoir si le calcul de l’avantage en nature est basé sur les dépenses réelles ou un forfait annuel. Dans ce cas, il faut également calculer la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur. Il faut également vérifier si l’employeur est propriétaire ou locataire du véhicule et si le véhicule a plus ou moins de cinq ans.

Des appellations sans « réalité » juridique

Il est à noter que les appellations « véhicules de service » et « véhicule de fonction » dans le contrat ne suffisent en rien à déterminer ce que le salarié aura le droit de faire avec son véhicule. Juridiquement cette distinction n’a pas de réalité. Les vraies questions que l’on peut se poser sont les suivantes : est-ce que le salarié a le droit de rentrer chez lui avec son véhicule ? Le garder pendant ses périodes de maladie, pendant son préavis ? Les réponses à ces questions doivent être présentes dans le contrat de travail du salarié de façon explicite. Si rien n’est indiqué dans le contrat, le salarié pourra utiliser le véhicule à titre mixte, c’est-à-dire pour ses besoins professionnels et personnels.

Des objectifs très différents

Les objectifs de ces deux types d’utilisation sont très différents. L’utilisation du véhicule de service correspond plus à une exigence de fonctionnement quotidien et classique de l’entreprise. Un commercial va en déplacement, il a donc besoin d’un véhicule pour se rendre à son rendez-vous. En revanche, le véhicule de fonction revêt une dimension plus large puisqu’il a pour vocation de permettre au salarié de se mouvoir, mais constitue par ailleurs un moyen de fournir au salarié un certain statut, un certain prestige. Il s’agit, contrairement au véhicule de société, d’un puissant levier de motivation et d’un complément de rémunération intéressant.