Le secrétariat externalisé, est-ce une bonne idée ?

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     08/03/14    
Le secretariat externalise, est ce une bonne idee ?

Hommes et femmes de terrain, en tant que dirigeant seul ou d’une petite équipe, vous n’avez pas forcément toutes les compétences ou le temps suffisant pour vous occuper de la gestion courante de votre activité. Ainsi, nombre d’entre vous choisissent comme solution de confier certaines tâches à un prestataire extérieur : formalités comptables, démarches de recrutement, gestion de la paie… Mais avez-vous déjà pensé au secrétariat externalisé ? Aperçu de cette profession qui peut présenter de réels avantages pour les entrepreneurs.

Définition

Aujourd’hui, le secrétariat externalisé est une profession très répandue en France mais qui peine encore à se faire connaître.

Essentiellement développé dans le domaine de la permanence téléphonique et de la transcription de compte-rendu, le secrétariat externalisé offre les mêmes services qu’une assistante classique : prise de rendez-vous, établissement et suivi des devis et factures, relance des impayés, rédaction de courriers, réalisation de bases de données, organisation d’évènements, création de plaquettes commerciales et autres supports de communication…

Généralement, ces services de secrétariat sont proposés par des femmes, installées en entreprises individuelles ou sous statut auto-entrepreneur après plusieurs années d’expérience en tant que salariée. Elles interviennent à distance ou sur le site de leurs clients, tout en respectant les règles de confidentialité inhérentes à leur profession.

Avantages du secrétariat externalisé

Globalement, les raisons pour lesquelles faire appel à un secrétariat externalisé sont les suivantes :

  • L’entrepreneur n’a pas les compétences ou le temps suffisant pour gérer certaines tâches du quotidien qui ne sont pas son cœur de métier ;
  • L’entrepreneur n’a pas les moyens financiers et/ou le volume de travail suffisants pour embaucher un collaborateur, ou ne souhaite tout simplement pas recruter et s’encombrer des démarches et formalités qui incombent à l’employeur de main-d’œuvre ;
  • L’entrepreneur doit faire face à un surcroît temporaire d’activité ou palier au remplacement d’un salarié absent.

Ainsi, les services de secrétariat externalisés permettent de répondre à ces besoins tout en offrant certains avantages, en termes de gains financiers notamment. D’une part, le prestataire intervient à la demande du client, et notamment dans le cadre des urgences que peuvent rencontrer les entrepreneurs, avec son propre matériel informatique. D’autre part, le client évite par ce moyen toutes les formalités liées à l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire. Enfin, étant elle-même entrepreneur et essentiellement seule, la secrétaire indépendante connaît les problématiques des petites structures et est ainsi au plus près des problématiques et des attentes de leurs dirigeants.

Bien choisir son secrétariat externalisé

Si le secrétariat externalisé représente donc un intérêt certain pour les entrepreneurs, autant préciser cependant qu’il convient de bien choisir son prestataire et de faire appel à un professionnel compétent. En effet, le secteur n’étant pas réglementé comme pour de nombreux autres, n’importe quelle personne peut aujourd’hui proposer ce type de services sans en avoir la formation et l’expérience. Certaines mères de famille se lancent par exemple dans l’aventure sans réelles qualifications, plus pour pouvoir se procurer un complément de revenu, ce qui nuit à l’image des professionnels de ce secteur. Pour choisir votre prestataire, il est conseillé de bien lire le devis qui vous est fourni ainsi que les conditions générales de vente. Un échange oral permet également d’en savoir un peu plus sur le professionnalisme de votre interlocuteur.

Enfin, il convient de respecter certaines règles lorsqu’un entrepreneur s’appuie sur un secrétariat externalisé, notamment en termes de temps de travail, de directives et de lien de subordination, pour que le contrat de prestation de services ne soit pas considéré comme un contrat de travail déguisé.