Réunions efficaces ou syndrome de la réunionite

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     19/06/19    
reunions efficaces syndrome reunionite

Les réunions, lieu d’information, d’échanges et de prises de décisions…semblent ne plus jouer leur rôle et se transformer en réunionite, chronophages et peu productives. Mais qu’en est-il exactement ?

Toujours plus de réunions. 

Les réunions, il en existe de multiples formes avec des objectifs différents : événements, procédures, transmission de l’information, échanges autour produit, organisation des services… Selon le baromètre annuel de Wisembly en partenariat avec l’IFOP pour sa 4ème édition* sur le thème « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs », les réunions se révèlent être fortement ancrées dans les habitudes des entreprises et ont bien évidemment des conséquences sur le travail qui sont loin souvent d’être positives, contrairement à ce que l’on attendrait d’elles.

27 jours de réunion par an ! 

Les cadres passent 27 jours par an en réunion soit 3 jours de plus qu’en 2016. Cette augmentation est due à une hausse du nombre moyen de réunions hebdomadaires (3,5 en 2018 contre 3 en 2016). Au nombre de jours est associée la qualité médiocre de la plupart des réunions qui entraînent des pertes de temps considérables et représentent un coût évident pour les entreprises. 49 % des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion et les raisons demeurent multiples : 23 % déclarent que certains monopolisent la parole, 13 % ne sentent pas légitimes et 11 % savent que leur avis ne sera de toute façon pas pris en compte. Ils sont même 78 % à déclarer que leur opinion n’est rarement voire jamais prise en compte par leur direction lors de prises de décisions importantes. De plus, seule 1 réunion sur 4 aboutit la plupart du temps à une prise de décision. Alors comment réussir votre réunion ?

* Le sondage a été mené en ligne du 5 au 12 septembre 2018 auprès de 1.001 personnes représentatives de la population cadre, selon la méthode des quotas.

La préparation, l’incontournable. 

Une préparation performante est la condition sine qua non de la réussite d’une réunion, donc pas question d’en faire l’impasse sous prétexte d’être submergé ! Prévoir à l’avance le déroulement des réunions : problème à traiter, produit à présenter ou encore idée à approuver mais aussi les échanges, le temps de la réunion, les messages à transmettre…et veiller à chaque détail. En amont, il vous faudra poser les questions essentielles afin d’organiser une réunion porteuse de sens en commençant par définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire « de quoi va-t-on parler ? ». Pour compléter, définissez l’objectif de la réunion : Est-ce une réunion d’information ou de préparation à une prise de décision ? Est-ce une réunion de négociation ou une séance de travail ? La préparation de la réunion dépendra de la finalité de la réunion : commerciale, stratégique, gestion de projet, ou réunion d’information à tout le personnel ou réunion avec des objectifs précis qu’il faudra alors bien définir.

Une réunion utile et nécessaire. Demandez-vous également en quoi cette réunion est vraiment utile et nécessaire et s’il n’y a pas d’autres moyens pour atteindre vos objectifs que d’organiser cette réunion. Interrogez-vous ensuite sur les participants : Les participants sont-ils réellement et directement concernés par le sujet ? Est-ce qu’il serait plus efficace que l’information ou les décisions leur soient transmises par un compte rendu envoyé par e-mail ? Choisir judicieusement les participants : éviter de faire perdre du temps à des personnes qui n’ont pas impérativement besoin d’assister à la réunion ou de faire déplacer des salariés de province et d’occasionner des coûts superflus. Quel est l’objectif de leur présence à cette réunion ? Quelle valeur apporte-t-il ?

Un ordre de bataille à définir. Enfin définissez avec précision le plan c’est-à-dire l’ordre du jour très précis, les points à aborder pour atteindre l’objectif. Les objectifs de la réunion doivent être très clairement indiqués aux participants dès l’envoi de la convocation afin qu’ils puissent s’y préparer 

Comment bien gérer le temps ?

Une réunion efficace commence à l’heure. N’attendez pas les retardataires afin de donner de bonnes habitudes et de respecter ceux qui ont fait l’effort d’être ponctuels. N’oubliez pas qu’une réunion efficace se termine à l’heure voire quelques minutes avant l’heure ! Montrer son efficacité en restant maître du temps ! Il vous faudra donc maîtriser le timing, ce qui n’est pas une chose facile ! Pour cela, deux conditions : avoir déjà bien évalué le temps nécessaire à la tenue de cette réunion et faire prendre conscience aux participants de l’importance du temps qui passe. En dépassant sans cesse le temps des réunions, on empiète sur le planning des équipes ou des services. Pour réussir trois points demeurent essentiels : annoncer aux participants la répartition du temps entre les différents points à aborder, veiller à ce que ce timing soit parfaitement respecté et montrer aux participants que vous êtes soucieux du respect du timing. Une réunion est faite pour aboutir efficacement à des décisions. Elle n’est pas organisée pour « faire du relationnel ».

L’animation de la réunion. Rien ne ressemble plus à une réunion qu’une autre réunion et pourtant les réunions ne devraient pas se ressembler puisque leur objectif est différent. Travailler le lancement des échanges fait partie intégrante de la préparation. Si ce travail a bien été effectué, alors la réunion a toutes les chances de devenir une réussite ! 

L’animation directive. Une information, des messages, des questions sensibles, des infos clés à relayer aux collaborateurs conduit à une animation directive. Ce type d’animation exclut les échanges entre les participants, les débats et les interventions avant la fin des messages. Elle demande à l’animateur de la réunion des qualités de leadership. Cela signifie que la réunion doit être bien préparée, les contenus doivent être parfaitement structurés et le déroulement de la réunion doit être anticipé. Dès le début de la réunion, les objectifs et l’ordre de jour sont rappelés, le timing de la réunion est clairement annoncé mais surtout les règles du jeu sont définies. L’animateur peut même préciser en ouverture de réunion qu’il pourra être amené à interrompre les participants monopolisant la parole ou partant trop dans des digressions. 

L’animation non-directive. L’animateur est un facilitateur. Il est essentiel de prôner la liberté d’expression notamment pour la résolution d’un problème ou la recherche d’idées, de laisser de la place aux interactions. Parfois, il y a trop d’interactions et les échanges deviennent stériles. Il faut donc faire preuve de vigilance et rappeler à l’ordre, si besoin est les participants. 

L’animation participative. L’animation participative permet de discuter. Le rôle de l’animateur dans ce type de réunion (recherche d’idées) est de récolter le maximum d’informations. La parole est donnée aux participants et par conséquent, il faudra veiller à ce que la réunion ne soit pas trop longue. Pour ce faire, trouver un équilibre entre les temps de paroles (50 % pour chaque partie). L’animateur doit également veiller à ce que tout le monde participe aux échanges. Bien dirigée, ce type de réunion est fructueuse et amène des idées pertinentes.

La GESTION les participants qui monopolisent la parole ou cherchent le conflit. 

Il n’existe pas de réponse type… Et traiter les cas de participants ingérables est souvent très difficile. Une chose est sûre, elle demandera à l’animateur de la réunion une expertise et devra rappeler les principes de base : une réunion n’a pas pour objectif de permettre les monologues ni les règlements de comptes. Fermeté et diplomatie seront les meilleurs alliés de l’animateur de réunion.

Le stand-up meeting : la solution ?

Le standing meeting est très en vogue dans les entreprises, notamment depuis que le Lean management s’est imposé dans nombre d’entreprises.15 minutes suffisent pour faire le point de manière efficace. Au panier, les réunions interminables et les discussions stériles et chronophages ! Grâce au standing-up meeting, vous lancez la dynamique de la journée, vous recentrez et focalisez l’équipe sur les objectifs essentiels, vous développez et vous consolidez l’esprit et la cohésion de l’équipe. L’échange d’informations utiles est le cœur de la réunion.

Le stand-up meeting ? Le stand-up meeting consiste à organiser ses réunions…debout. Exit tables, chaises. La réunion s’installe en cercle et les participants échangent en face à face. L’échange se fait entre tous et non vers un seul et même participant qui est habituellement la place réservée au chef hiérarchique. La forme du cercle favorise les prises de paroles spontanées mais aussi de tous. 

Quel objectif ? L’objectif est de faire point sur les tâches ou difficultés de chacun ou de l’équipe. Une forme de réunion efficace pour effectuer des bilans d’équipe, des tâches effectuées la veille aux principaux objectifs de chacun pour la journée. Mais surtout une manière de gagner en efficacité car la position debout encourage les participants à aller droit au but. Exit l’ordinateur pendant la réunion, exit le smartphone car il s’agit de se concentrer et de limiter la durée des échanges.

Slides ou pas slides ?

Vos slides sont là pour appuyer votre discours. Il ne faut pas tout noter sur les slides et les lire. Idéalement, vous devez avoir deux jeux de slides, ceux destinés à être envoyés avec le compte rendu, généralement très complets, et ceux qui vont servir à appuyer votre exposé. On y retrouve : 1 image, 3 chiffres, 1 citation, 1 message clé, rien de plus ! C’est le syndrome Powerpoint. Vous voulez trop bien faire et vous projetez des transparents surchargés avec cinq colonnes en hauteur et dix en largeur. À l’inverse, lors de la mise en page de votre PowerPoint, veillez à ne pas trop le charger : plus de 50 diapositives et une tonne de texte sur chacune d’elle risquent de faire rapidement décrocher vos collaborateurs, qui n’auront plus envie de les lire. Soyez clair et concis, autant dans votre discours que dans votre PowerPoint, et incorporez-y les idées essentielles que vous développerez à l’oral.

Négliger son matériel. 

Vous vous centrez sur votre réunion et vous oubliez, malheureusement, votre matériel. Une erreur à éviter ! Il reste primordial de vous assurer que votre matériel fonctionne et ce, bien avant la réunion. Au risque de devoir faire face à d’éventuels problèmes techniques, qui vous retarderont et nuiront au bon déroulement de la réunion. Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc… On s’assurera aussi du bon fonctionnement des équipements parce qu’il n’y a rien de plus agaçant que de patienter 15 minutes à attendre que l’animateur trouve un feutre qui marche…

Ordinateur et smartphone, comme frein ?

Selon un sondage réalisé par OpinionWay, plus de 4 salariés sur 10 (44 %) utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions. Ils consultent alors leurs courriels (57 %), en envoient (43 %), travaillent leurs dossiers (40 %) ou consultent internet (22 %) tandis que 46 % disent prendre des notes sur le contenu de la réunion. Imposer la fermeture des smartphones et expliquer que l’ordinateur ne doit être utilisé que pour suivre la réunion. Une mauvaise habitude qui aurait tendance à transformer la réunion en réunionite. Alors n’hésitez pas à demander aux participants de ne pas utiliser leur téléphone pendant la durée de celle-ci. l

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