Vous décidez de prendre un, voire plusieurs stagiaires, sous votre aile. De prime abord, cette démarche peut sembler anodine. Vous devez toutefois vous informer de tous les droits qui leur sont accordés car légalement, vous serez tenu responsable en cas d’abus. Souvenez-vous, « nul n’est censé ignorer la loi » …

Les cas de recours à un stagiaire

Pour avoir recours à un stagiaire, vous devez respecter certaines conditions. Pour être qualifié de stage, ce dernier doit correspondre à une mise en situation temporaire dans un milieu professionnel donné. Un stage doit s’apparenter à l’opportunité pour un étudiant d’acquérir des compétences professionnelles en rapport avec sa formation. Pour ce faire, vous devez donc lui confier des missions conformes à celles convenues avec son établissement, en lien avec son projet théorique. En d’autres termes, c’est pour l’étudiant le moyen de passer de la théorie à la pratique.

Pour rester dans un cadre légal, certaines règles sont de rigueur quant au recours au stagiaire. Cela n’est en effet pas possible dans certains cas.

Il vous est interdit, en l’absence de contrat de travail, de faire du stage l’objet d’un remplacement d’un de vos salariés en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement. Vous ne devez pas non plus prendre un stagiaire pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (un stagiaire n’a pas, à l’inverse du salarié, d’obligation de production) ; pour faire face à un accroissement temporaire d’activité, ou pour occuper un emploi saisonnier.

Notez également que les stages découlant d’une convention entre le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur), l’établissement d’accueil et l’entreprise d’accueil, sont obligatoires. Aucun stage hors convention n’est autorisé. D’après la Charte des stages étudiants en entreprise de 2006 : « Il ne peut y avoir de stages hors parcours pédagogique ». La durée du stage ne doit pas excéder 6 mois par année d’enseignement.

Un délai de carence doit d’ailleurs être respecté entre deux stages au sein de la même entreprise. Ce délai correspond au tiers de la durée du stage précédent. Dans le cas où le stage est interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire, cette obligation ne prend pas effet.

Les caractéristiques de la convention

La convention définit les activités confiées au stagiaire ; précise les dates de début et de fin du stage, ainsi que la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire ; mentionne les modalités d’autorisation d’absence ; indique le montant de la gratification obligatoire et les modalités de son versement ; détaille les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement des frais, etc) ; indique le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail. Vous devez d’ailleurs tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

Si vous décidez d’embaucher votre stagiaire dans les 3 mois suivant la fin de son stage, la durée du stage se trouve déduite de la période d’essai et est prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Du point de vue de la rémunération

Lorsqu’un stagiaire travaille plus de deux mois, et ce, de manière consécutive ou non, au sein d’un même organisme d’accueil, au cours de la même année scolaire ou universitaire, il doit obligatoirement être rémunéré. Une obligation qui vise aussi bien les entreprises, les administrations publiques, les associations, ou tout autre organisme d’accueil. Cette indemnité obligatoire prend la forme d’une gratification minimale fixée à 2, 875 euros par heure, soit 436, 05 euros par mois. Ceci pour un temps complet, qui correspond à 35 heures hebdomadaires. Cette gratification est d’ailleurs exonérée de charges sociales, et ce, aussi bien pour l’organisme d’accueil que pour le stagiaire. Elle est toutefois soumise aux cotisations et aux contributions sociales au-dessus du seuil de franchise. Son calcul s’effectue par rapport à celui fait sur la fraction excédentaire.

Il s’agit là non pas d’un salaire, mais d’une gratification mensuelle. Due dès le premier jour du stage, cette gratification ne doit pas être versée en fin de stage, mais chaque mois. Sachez également que le stage ne donne au stagiaire, ni droit aux congés payés, ni à d’autres indemnités.

3 types de cotisations à connaître

La cotisation accident du travail est un type de cotisation auquel vous devez impérativement rattacher votre stagiaire. Il est question du régime général de la Sécurité sociale. Cela concerne les risques des accidents du travail et des maladies professionnelles. L’affiliation de votre stagiaire doit se faire auprès de la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP) sont liées au montant de la gratification. Au titre d’une année scolaire ou universitaire commençant en septembre, le calcul de la cotisation AT/MP se fait par année civile. Le versement de cette cotisation AT/MP s’effectue dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.

Concernant la cotisation maladie, qui renvoie à l’assurance maladie, en tant qu’étudiant, sachez que votre stagiaire bénéficie du régime de sécurité social. Autrement dit, il s’agit du régime étudiant, ayant droit du régime de ses parents, ou de la couverture maladie (CMU : Couverture Maladie Universelle).

Pour ce qui et de la cotisation chômage, elle tend à rappeler que la stagiaire, ne détient pas le statut de salarié. Les contributions d’assurance chômage ne sont pas dues. Et cela, même dans le cas où la gratification versée au stagiaire dépasse le seuil de franchise.

Les nouveaux droits octroyés aux stagiaires

Dans le but d’améliorer le statut de stagiaire, une nouvelle loi tend à vous imposer, en tant qu’entreprise, des règles supplémentaires. Ceci, dans le souci de pallier les abus en termes de nombre ou de statut des stagiaires. L’Assemblée nationale, suivie du Sénat, passe au vote dans une logique d’amélioration du statut des stagiaires en renforçant la politique d’encadrement de leur stage. 

Au niveau du temps de travail, les heures de travail des stagiaires sont limitées. La convention de stage vient notifier ce droit en stipulant que vous n’avez pas le droit de faire travailler vos stagiaires d’une durée supérieure à celle de vos salariés. Autrement dit, généralement, de 35 à 39 heures par semaine.

Vous ne pourrez, par ailleurs, plus prendre, de manière consécutive, des stagiaires plus de 6 mois au sein de votre entreprise. Aucune dérogation ou exception ne sera tolérée.

Des congés accordés à vos stagiaires existent désormais. Cela dans le cas d’une grossesse, de paternité ou d’adoption. Dans ces conditions, à une durée équivalente à celle prévue pour vos salariés, vos stagiaires auront la possibilité de bénéficier de congés et d’autorisations d’absence. Cela doit ainsi être prévu dans la convention de stage. 

Sachez également que, pour un stage de plus de 2 mois, vous avez l’obligation de rémunérer vos stagiaires le premier jour du mois. 

D’ici 2015, la gratification minimale de vos stagiaire devrait d’ailleurs se voir augmentée de 87 euros et passer ainsi de 436 à 523 euros approximativement. En plus de cela, dans la limite du montant annuel du SMIC, les stagiaires ne seront plus imposés sur leurs indemnités de stage.

Pour assurer la sécurité des stagiaires, vous avez l’interdiction de leur confier des tâches dites « dangereuses » afin de les protéger et de préserver leur santé.

Enfin, vous pouvez offrir à vos stagiaires des tickets restaurant ainsi qu’une compensation partielle des frais de transports. Cela peut s’avérer judicieux dans votre politique de recrutement de stagiaires, par exemple.