Quand l’entrepreneur recrute dès le démarrage de son activité, la majeure partie des formalités à l’embauche et administratives sont effectuées par le Centre de Formalités des Entreprises (CFE). Quand il démarre seul son activité et recrute par la suite, ces démarches administratives s’imposent à lui. Le recrutement d’un salarié constitue une décision importante puisqu’elle transforme l’entrepreneur en employeur et oblige à une adaptation de l’organisation de l’activité.

La déclaration unique d’embauche

Créée pour faciliter les démarches administratives, la déclaration unique d’embauche (DUE) était obligatoire sur l’ensemble du territoire français. Ceci, à moins d’utiliser le dispositif propre aux petites entreprises et sauf cas des salariés saisonniers en agriculture, des entrepreneurs occasionnels de spectacles ou des particuliers-employeurs.

Elle a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette formalité se réalise en une seule fois auprès de l’Urssaf. Elle a relativement simplifié les obligations déclaratives de l’employeur. La DPAE s’effectue impérativement dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié. Cela vous permet d’avoir une preuve de la date réelle de l’embauche. Ceci est d’une importance capitale pour les services de contrôle.

Principe

En une démarche unique, elle permet de réaliser toutes les formalités suivantes : 

• la demande d’adhésion à un service médical du travail, 
• la demande pour la visite médicale d’embauche, 
• la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage, 
• la demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés, 
• la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi ainsi que la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche.

Les informations figurant dans la DPAE servaient au préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Cependant, la campagne DADS-U 2023 sur les salaires 2022 a été la dernière. Seuls certains salariés ont encore cette obligation de déclaration. Toutes les entreprises du secteur privé et public doivent désormais effectuer la déclaration en DSN.

Modalités

Au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent l’embauche, il faut adresser la DPAE à l’URSSAF ou à la caisse de mutualité sociale agricole, qui se chargera de transmettre les informations utiles à chaque organisme compétent. La DPAE peut s’effectuer par courrier en recommandé avec avis de réception au service « Déclaration d’embauche » de l’URSSAF, par télécopie ou par Internet à l’adresse suivante : https://www2.due.urssaf.fr/

Depuis le 1er juillet 2022, les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) ne peuvent plus se faire par e-mail. La transmission par flux CFT a également été stoppée fin 2022. Il existe d’autres solutions de transmission par voie électronique, telles que l’Api DPAE ou le téléchargement.

Autres formalités à effectuer

Même si la DAPE facilite les démarches administratives relatives à l’embauche, certaines formalités restent à la charge de l’entrepreneur.

• S’immatriculer auprès d’une caisse de retraite complémentaire (personnel cadre et non cadre)
• Selon les cas, la formalité d’affiliation doit être effectuée auprès de l’Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés (ARRCO) pour l’ensemble des salariés ou de l’Association générale des institutions de retraite des cadres (AGIRC) pour les salariés cadre.
• Si une caisse a été désignée pour un secteur d’activité donnée, l’entreprise est tenue d’y adhérer. À défaut, la caisse compétence sera celle désignée dans un département ou un arrondissement dans le cas de Paris

Dans les trois mois de sa constitution, l’entreprise doit adhérer à l’organisme même si elle n’emploie pas de salariés au démarrage de son activité. Passé ce délai, l’adhésion se fera d’office auprès de la caisse de l’un des groupes en charge des adhésions tardives. Adhérente, l’entreprise n’aura aucune cotisation à verser jusqu’à l’embauche de son premier salarié. À noter qu’à chaque nouvelle embauche, l’employeur doit contacter la caisse compétente. Ceci afin de lui donner certains renseignements concernant le salarié.

Informer l’inspection du travail

Lors de la première embauche, il convient d’informer l’inspecteur du travail par voie de déclaration transmise par lettre recommandée avec avis de réception.

Établir un contrat de travail ou une lettre d’embauche

Toute embauche en CDI doit s’accompagner dans les deux mois d’un écrit comportant certaines mentions. Cette obligation est considérée comme accomplie si l’on remet au salarié le talon-récépissé reçu avec la DUE ou le premier bulletin de salaire. Toutefois, il est recommandé de remettre au salarié une lettre d’embauche ou un contrat de travail. En cas d’embauche en CDD, il faut impérativement remettre au salarié un contrat de travail écrit au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche.

S’acquitter d’une taxe en cas d’embauche de salarié étranger (hors Union Européenne)

En cas d’embauche d’un travailleur étranger, l’employeur doit s’acquitter d’une taxe au profit de l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII). Ceci, lors de sa première entrée en France ou de sa première admission au séjour comme salarié.

Ouvrir un registre unique du personnel

Chaque entreprise qui compte des salariés se doit de tenir un registre unique du personnel. Lors de l’embauche, l’employeur doit y faire apparaître : 

• les nom, prénom, nationalité, 
• date de naissance et sexe de chaque salarié, 
• son emploi, 
• sa qualification, 
• la date de son entrée dans l’établissement, 
• la mention éventuelle « d’apprenti », de « contrat d’insertion professionnelle », de « contrat à durée déterminée », de « travailleur à temps partiel », de « travailleur temporaire » – avec nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire – 
• ou encore de « mise à disposition par un groupement d’employeurs » ou la date de sortie de l’établissement. 

À noter que, pour les travailleurs étrangers, il convient notamment de faire état du type et du numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail. Rien n’interdit que ce registre unique du personnel soit réalisé sur un support informatique.

Obligations à remplir

Au-delà des formalités précitées, certaines obligations pèsent sur l’employeur.

Tenir un livre de paie ou garder un double des bulletins de paie

L’employeur peut, au choix, conserver un double des bulletins de paie durant 5 ans ou tenir un livre de paie. S’il opte pour cette dernière option, il y reporte les mentions du bulletin de paie. Ce livre de paie peut être tenu sur un support informatique ou sur un registre spécial. Il peut être paraphé et coté à la mairie, au tribunal de commerce ou au tribunal d’instance.

Tenir un registre des observations et mises en demeure

On y trouve les observations et mises en demeure formulées par les agents de l’inspection du travail. Ce registre doit constamment être consultable par ces agents.

Tenir le document unique d’évaluation des risques

Il recense tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et offre une analyse des risques. Il est nécessaire de le transmettre aux membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), aux délégués du personnel, aux personnes exposées à un risque pour leur sécurité ou leur santé ainsi qu’à l’inspection du travail, sur demande en ce sens. Obligatoire pour tous les employeurs, il doit être tenu à jour au minimum sur une base annuelle. Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à une amende pénale d’un montant de 1 500€.

Afficher certaines informations

L’employeur doit prévoir l’affichage de certaines informations en un lieu facilement accessible et où le travail s’effectue. Au nombre de ces informations, l’on peut citer l’adresse, le nom et le téléphone de l’inspecteur du travail territorialement compétent, l’adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence, l’avis de l’existence d’une convention collective, le règlement intérieur s’il existe, les horaires de travail et la durée du repos, l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise ou encore les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques.

Les formalités d’embauche simplifiées dans les petites entreprises

Dans le cas d’une petite entreprise, le titre emploi-service entreprise (TESE) permet de satisfaire aux obligations sociales résultant de l’embauche d’un salarié. Le TESE est utilisable par les entreprises qui comptent au maximum 9 salariés ou emploient, et ce, quel que soit leur effectif, des salariés dont l’activité ne dépasse pas 700 heures ou 100 jours par an.

À noter que la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) permet à l’employeur d’obtenir le calcul des rémunérations ainsi que des cotisations et contributions dues en application des dispositions légales et conventionnelles et d’effectuer les déclarations obligatoires relatives aux cotisations et contributions sociales à adresser à l’URSSAF, aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaire, au Pôle emploi et aux caisses de congés payés.

La DUCS figure à l’adresse suivante : www.net-entreprises.fr