Pour les PME et les TPE, participer à un salon professionnel est l’occasion de dénicher de nouveaux prospects et de nouer des partenariats fructueux. Cependant, il est plus complexe qu’il n’y paraît de bien se préparer pour cet événement, qui peut nécessiter une organisation étalée sur plusieurs mois. De quelle manière, les entrepreneurs doivent-ils procéder pour participer à un salon dans les meilleures conditions ?
Vous avez prévu de participer à un salon et la date vous paraît lointaine. Pourtant, il faut pour que vous récoltiez les fruits de votre participation, bien réfléchir en amont et faire un rétroplanning. Celui-ci devra instaurer un calendrier des actions à mener, anticiper les multiples imprévus et surtout ne rien laisser au hasard.
J-9 à 10 mois : la préparation sans stress
Neuf à dix mois avant la date prévue, les grandes lignes de la participation de l’entreprise doivent être définies. Cela concerne la nature du stand, sa surface et les produits qui seront présentés. Par exemple, les premières formalités doivent être réalisées à ce moment-là, comme la demande du dossier d’inscription à renvoyer dans les délais impartis. L’entrepreneur nomme, un responsable salon qui servira d’interlocuteur de référence aux organisateurs pour toute la partie logistique. Environ six mois à l’avance, un ensemble de mesures concrètes est à prendre. Il s’agit de choisir l’emplacement du stand, d’évaluer les frais engendrés et de trouver un transporteur pour un salon à l’étranger.
J-3 mois : les démarches incontournables
C’est trois mois avant le salon que l’organisation pour la présence de l’entreprise doit être mise en place. L’organisateur doit être en mesure de fournir le matériel de promotion (cartes d’invitation, dépliants, logos, etc.) ainsi que le catalogue officiel du salon contenant les informations sur tous les exposants. Des formulaires techniques sont à remplir, notamment en ce qui concerne l’assurance. Tous les documents qui seront proposés aux clients doivent être préparés, de même que les cartes de visite à distribuer. Le transport et l’hébergement des représentants de l’entreprise lors du salon sont à assurer. Des personnes peuvent aussi être embauchées pour réaliser l’accueil et la décoration du stand.
J-30 : les préparatifs indispensables
Trente jours avant le salon, il est temps de mettre en place les derniers éléments qui seront utilisés à cette occasion. Il faut penser à finaliser le dossier de presse, éventuellement en plusieurs langues pour un salon international. Un photographe peut être engagé pour travailler sur le stand également. De surcroît, les rôles doivent être répartis entre les différents collaborateurs pour une meilleure efficacité durant le salon. Le matériel indispensable, comme les badges et les présentoirs, sont à prévoir pour les personnes qui seront présentes sur les lieux. Enfin, il est toujours utile d’entrer en contact avec l’organisateur pour bien s’assurer du planning détaillé de l’évènement.
J-7 : les dernières mises au point
Durant les jours qui précèdent la manifestation, les entrepreneurs devront bien prendre en garde de vérifier tous les éléments factuels. C’est l’occasion de considérer les diverses prestations techniques en rapport avec le stand, et de donner les ultimes instructions au staff de l’entreprise présent pendant le salon. La veille, le responsable du stand a l’obligation de s’assurer que celui-ci est bien aux normes de sécurité. L’ensemble des équipements est à vérifier et les hôtesses d’accueil peuvent recevoir quelques consignes.
Le jour J : le jour de l’ouverture
Les dirigeants n’oublieront pas de s’assurer de la présence du personnel au complet une heure à l’avance. Il devra aussi penser à la pause déjeuner, à désaltérer ses équipes. Pour un salon sur plusieurs journées, on pensera enfin à vérifier chaque soir l’intégralité du matériel.
Un conseil : anticiper est la clef de la réussite
