10 conseils pour bien organiser son open space

L'équipe Dynamique Entrepreneuriale     01/03/10    
Le cabinet Génie des Lieux a réuni experts, utilisateurs finaux et industriels pour réfléchir ensemble aux clés de succès en matière d'aménagement d'espaces de travail ouverts. 10 règles ainsi définies permettent d'organiser l'open space de manière à augmenter tant la performance de l'entreprise que le bien-être des collaborateurs.

1 - Organisation
Les collaborateurs regroupés au sein d'un même espace de travail collaboratif doivent partager une activité commune, des métiers semblables, avoir un projet en commun ou appartenir à une même unité managériale.

2 - Gestion documentaire
Optez pour une gestion partagée des dossiers papiers associée à une gestion commune des équipements d'impression.

3 - Aménagement
L'aménagement alliera rigueur et créativité, standardisation et flexibilité, espaces individuels et d'équipe (affectés et partagés, cloisonnés et ouverts), confidentialité et communication.

4 - Mobilier
Développez des postes de travail répondant à un haut niveau d'exigence ergonomique et adaptables en fonction de l'activité de l'utilisateur.

5 - Ambiance
Les conditions de travail physiques et ergonomiques seront optimum grâce au traitement des ambiances en termes d'acoustique, d'éclairage, de colorimétrie, de matériau et de confort thermique. Il est conseillé de prendre en compte le développement durable (traitement CVC respectant les normes préconisées, soin particulier apporté à la qualité de l'air). 

6 - Management
Des comportements humains adaptés : management collaboratif, règles de vie et comportements adaptés aux espaces partagés.

7 - Services
Offrez des services aux occupants faisant gagner du temps, développez un environnement favorisant le bien-être et créez des espaces de confidentialité.

8 - Projet
Organisez une gestion globale des projets avec pilotage transversal et accompagnement des managers aux projets. Les projets doivent être communiqués au personnel afin qu'ils puissent s'impliquer et se les approprier.

9 - Compétences
Faites appel à des expertises et compétences pour évaluer la situation existante. Il faut commencer par expérimenter des solutions et s'adjoindre l'expertise de cabinets de conseils indépendants.

10 - Gestion immobilière / Maîtrise de coûts
Adoptez l'approche coût global : connaître ce que coûte l'occupant à l'entreprise (le coût global incluant les services, techniques associés…) sur une année d'activité.

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